公寓大廈管理條例》中與會議有關之名詞說明
◆區分所有權人會議
（1）指區分所有權人（即「屋主」）為共同事務及涉及權利義務之有
關事項，召集全體區分所有權人所舉行之會議；一般民眾會以「住戶大會」來稱呼之。
（2）依據《公寓大廈管理條例》第二十五條規定，每年至少應召開定
期會議一次，多數社區會在選在年底搭配尾牙等節慶活動舉辦。
（3）區分所有權人具會議出席當然資格，可提出討論議案並參與表
決，而會議之列席資格，則由社區依據實際需求考量是否開放給非區分所有權人之實際居住者參與。
◆管理委員會議
（1）指為執行區分所有權人會議決議事項及公寓大廈管理維護工作，
由管理委員定期舉行之會議。
（2）管理委員會議至少每三個月需召開一次。
（3）當屆各管理委員具會議出席當然資格，可針對社區管理實際需要
提出討論議案並參與表決。
◆臨時會議
（1）若為區分所有權人會議之臨時會，主要是在社區發生重大事故（
如：災害造成硬體設備重大損害或社區管理事務發生重大爭議等情形）有及時處理之必要，由管理負責人或管理委員會請求召開；或由區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上，以書面載明召集的目的與理由請求召開時，得於定期會議外加開臨時會議。
（2）若為管理委員會議之臨時會，則由當屆管理委員依社區管理實際
需要，邀集相關委員共同召開。
◆區分所有權比例
（1）即每位區分所有權人所持權狀的持分數。
（2）區分所有權人會議的召開、出席數、表決數採「區分所有權人
數」或「區分所有權比例」兩種計算方式，需同時達到標準才為有效之會議、決議。
◆委託書
（1）當區分所有權人會議或管理委員會議之應出席者不克參與時，得
以書面委託他人代為出席，並代為執行表決。
（2）區分所有權人會議的受託者可不必受限於其他區分所有權人，可
以是區分所有權人的親屬、房客等關係人，但無法出席管理委員會議者僅能託付其他當屆委員代為行使出席、表決的權力。
（3）以委託書受託出席者，其所持份之區分所有權比例若超過全部區
分所有權（即所有屋主持份的合計數）五分之一者，超過的部分不予計算。相同的如果受出席者，其代表的區分所有權人數超過全部區分所有權人數的五分之一，超過的部分一樣不予計算。
（4）上項對於委託權設限之用意，在於維持區分所有權人會議之公眾
代表性，不讓少數人因取得委託資格而壟斷決議方向。
（5）委託書建議應載內容：
．委託人姓名與簽章
．所有權比例數（作為統計區分所有權比例出席總數用）
．受託人姓名與簽章
．委託事由（註明會議名稱與時間）
．委託期限
．簽署日期
■■與會議有關的關鍵數字
◆【會議種類】：區分所有權會議
【會議成立門檻】：2/3
需有區分所有權人2/3以上及其區分所有權人比例合計2/3以上出席
【決議成立門檻】：3/4
以出席人數及其區分所有權比例佔出席比例3/4以上之同意
【補充】：規約另有規定者，則從規約。
◆【會議種類】：前次流會或未獲決議
而就同一議案重新召開之區分所有權會議
【會議成立門檻】：1/5
需有區分所有權人三人及區分所有權人1/5以上及其區分所有權人
比例合計1/5以上出席
【決議成立門檻】：1/2
以出席人數過半數及其區分所有權比例佔出席人數區分所有權合計過半數之同意
【補充】：規約另有規定者，則從規約。
◆【會議種類】：管理委員會議
【會議成立門檻】：1/2
需有當屆委員人數1/2以上出席
【決議成立門檻】：1/2
出席委員人數1/2以上之同意
■■區分所有權人會議召開前的準備工作
我們發現有不少的社區苦於無法順利召開區分所有權人會議，而造成社區建設與管理的停擺，其實會議要能順利召開，事前的準備工作是相當重要的決定因素，我們分別將幾項應有的準備工作分項說明如下：
◆議案收集
（1）區分所有權人會議是全體區分所有權人共同參與的會議，主要討
論的事項以管理委員會不具議決權限，如管理費的調整、公共基金的分配、管理委員的遴選、財務審核等重大議案為主。
（2）大部分區分所有權人會議的討論議案都是由管理委員會來提出，
然而為了能讓一般住戶也有反應社區管理意見的機會，有些社區會於先前籌備階段另外安排一段期間讓住戶以書面的方式提出想要討論的議案，待議案收集完全後，依據議案的大小決定是提交區分所有權人會議討論，或是由管理委員會來議決，而最重要的是必須針對住戶的提案再給予處置回應，以保持住戶持續關心社區事務的心。
（3）若社區遇到管理委員會或管理負責人不願召開區分所有權人會議
以討論社區重大議案時，則可由區分所有權人1/5以上及其區分所
有權比例合計1/5以上，以書面載明召集之目的及理由來要求召開
臨時區分所有權人會議。
◆選定會議時間、地點
（1）區分所有權人會議的會議時間多是選在週末日的舉辦，以方便平
日外出工作的人可以參與，另外如果會議是搭配節慶活動，則通常是選定在週五或週末的晚間來舉辦。
（2）會議的地點以社區內能容納多數人共同聚會的場地為主要選擇，
如社區內沒有這樣的空間，也可以向里辦公處租借活動中心等場地來舉辦。
◆會議通知
（1）依據《公寓大廈管理條例》第三十條規定，區分所有權人會議應
由召集人於開會前十日以書面載明開會內容，通知個區分所有權
人。但若是因緊急事件而召開的臨時會議，得以公告方式為之，且公告期間不得少於二日。
（2）書面通知或公告上應載明的內容有：
．會議名稱
．會議時間
．會議地點
．會議議程
．其他備註事項
（3）除了針對區分所有權人的會議通知外，若會議還邀請了里長、民
意代表、公部門代表等列席，也要提前通知或行公文邀請，且最好說明清楚是否安排有致詞的程序以及致詞的時間長度。
◆會議資料彙整、製冊
（1）將相關資料彙整製成會議手冊是協助會議參與者迅速進入會議的
有效工具，因此會議籌備期間也需將會議裡要報告、要討論的相關資料彙整清楚。
（2）為方便資料的翻閱，標示頁碼並製作目錄是節省時間的好方法。
（3）手冊中不妨將住戶的基本資料做成簡單的通訊錄，方便住戶互相
認識。
◆座位安排及製作桌牌
（1）座位安排除了有清楚地區隔出會議的主持人、參與貴賓及出列席
者的角色差別的功能外，當召開的是討論重大議題的會議時，透過座位的巧妙安排有時也能避免現場糾紛發生。
（2）桌牌是協助會議主持人、參與貴賓能被所有與會者快速認識並瞭
解其所扮演角色的工具，一般桌牌會載明代表者的姓名、會議角色或所屬單位、職稱等。
◆製作簽到冊
（1）簽到主要功能在於統計出席數量，也表現該會議的正式程度。
（2）簽到更積極的功能，則是可進行訂住戶資料校對、修正的動作，
尤其出租比率高的社區，更是應該利用區分所有權人回社區參與會議的機會，掌握其最新、最正確的聯繫資料。另外藉機發送相關的會議資料、社區訊息也是可與簽到動作搭配進行的工作。
◆確認議案表決方式
（1）會議的表決方式有：舉手表決、記名或不記名投票、起立表決、
無異議通過等。
（2）若會議所討論的議案爭議性低，則建議採用無異議通過或舉手表
決的方式來進行，若屬爭議性高的議題，則建議經過充足的 報告討論後，以記名或不記名投票的方式進行。
◆會場佈置
（1）在會場明顯處張貼會議議程表，可提醒所有與會者會議的進行程
序及適時地將時間控制在預定時間內。
（2）通常在主席的對面會置放時鐘，以方便主席抓准時間來控制會議
的進度。
（3）準備發言條與控時響鈴，則是控制會議品質的重要道具。
■■如何提高會議參與率
相信許多社區都有苦於會議參與人數不踴躍或不足的問題，針對這樣的困擾，我們提供下列幾項建議：
◆將會議公告投入住戶信箱或郵寄通知
會議參與率要高，第一個基本功就是要讓人家知道這個會議要召開的時間、地點及會議的內容、目的，因此把會議通知製成傳單，投遞到各戶信箱中或是張貼在公佈欄或重要的出入門戶處，都是值得一試的方法。另外，有些社區出租率高，區分所有權人多已遷移他處居住，因此在通知工作上就需更費力，如果管理委員會平日即留具有這些外移的區分所有權人的聯繫資料，那以郵件另行通知也是為提高參與率而值得一試的動作。
◆強化議案與住戶權益的關連性
會議出席率不高的主要原因，除了會議通知不夠落實外，另外就是因為應出席者認為會議的議題不具重要性。因此，強化說明會議議程與其權益的相關性，也是刺激參與率的方法之一。
◆搭配年節活動
這是許多社區都會採用的方法，以歡樂的節慶活動吸引大家參與的意願，於活動前先進行正式的會議。但是，這方法並不適用於需討論重要議題的會議，因為討論重要議題的會議需要較長的時間來坐充分的溝通討論，且相關人員若要同一時間籌備正式會議與節慶活動，則是相當大的工作負擔，且也可能因此損害會議的籌備品質。
◆拜會動員
所謂「見面三分情」，因此當社區要進行重大議案的討論時，由管理委員出面邀請社區的意見領袖，除了可正式邀請出席會議外，也可透
過意見領袖的影響力，間接邀請更多的住戶踴躍出席。
■■重大議案的決策技巧
◆掌握會議出席人數
如前述所言，由於《公寓大廈管理條例》或規約對會議的有效性皆有明確的規定，因此掌握會議出席人數，使其成為有效會議、決議是處理重大議案的基本條件。
◆事先溝通取得多數共識
就跟前面提到的「拜會動員」一樣，透過面對面邀請意見領袖出席會議的機會，事先溝通對於議案的意見，而會議之外的溝通因為有較充足的時間可以作充分的交流，化解歧見達成共識的可能性也高。
◆會議主席保持中立態度
在社區中，會議主席通常由主任委員擔任，而主任委員本身也是利益關係人，不免對議案會有個人的想法，但當其是以管理委員會身份主持會議的時候，就應該以多數人的共同決議或利益為考量，保持中立態度帶領會議的進行。
◆善用科技進行簡報
會議中的發言搭配power-point簡報資料的製作，以簡要的文字、
圖片來進行報告，便可將大家的目光與注意力吸引到一個共同主題上，可提高報告事項被詳細瞭解的機會。
◆用發言條控制發言秩序
越是重大議案，會關心、會提出意見的人就越多，因此會場上可以善用發言條來控制發言秩序，以避免部分人士重複發言干擾會議的進行。另外，明確規定並落實控制發言時間，也是維持會議品質的好方法。
◆公開透明的決議過程
與社區管理有關的重大議案，若沒有公開透明的決議過程，常會成為日後社區紛爭的來源，更嚴重的還會影響管理委員會的信用基礎。因此，在進行重大議案的表決時，建議要先言明表決的方式，而無論是哪種表決方式，在公開的場合公佈結果，則是不可忽視的重要過程。
■■完整的會議紀錄工作
會議紀錄的主要功能在於讓出席或未出席的人瞭解會議的進行結
果，尤其針對未出席者，如何透過會議紀錄瞭解會議的討論過程、決議內容，製作一份完整的會議紀錄就顯的很重要。基本上，完整的會議紀
錄工作需具有下列三條件：
◆紀錄要項
．會議名稱與會次
．會議時間、地點
．主席與紀錄者姓名
．出席、列席者姓名（或檢附簽到冊）
．缺席者姓名
．應出席數及實際出席數統計
．報告事項及責成執行事項
．選舉事項、選舉方法、票數及結果
．討論議案及決議內容
．臨時動議
◆重要與會者的確認核可
會議紀錄完成後，至少需要經過會議主席的確認核可，更周詳的作法則是經過所有重要出席者的核可簽名，以加強會議紀錄的公證度。
◆公告
多數社區會規定會議紀錄需於會議召開後三日內進行公告，另外，如果會議通知的方式，將會議紀錄投遞或寄發到與會者手上，則是更周全的作法。
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